REGULAMIN

REGULAMIN

WYNAJMU SAL KONFERENCYJNYCH

§ 1.

Definicje

1. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

1. a)  Regulamin – niniejszy Regulamin określający zasady wynajmu Sal Konferencyjnych lub Strefy Inspiracji znajdujących się w budynku Galerii Wnętrz City Meble, położonego przy ul. Grunwaldzkiej 211 w Gdańsku; 

2. b)  Wynajmujący – City Pro spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka Komandytowa z siedzibą w Gdańsku, adres ul. Szymanowskiego 2, 80-280 Gdańsk, wpisaną do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS pod nr KRS 0000520379, NIP 5842737399; 

3. c)  Budynek – budynek Galerii Wnętrz City Meble, położony przy ul. Grunwaldzkiej 211 w Gdańsku; 

4. d)  Nieruchomość – Budynek wraz z infrastrukturą zewnętrzną, w tym w szczególności z naziemnymi miejscami parkingowymi; 

5. e)  Wydarzenie - konferencja, szkolenie, spotkanie, warsztat, prezentacja, wystawa, uroczystość firmowa lub inne spotkania,  

6. f)  Sala Konferencyjna/ Sale Konferencyjne – wydzielone trwałymi ścianami oraz ścianami szklanymi izba/-y w strefie konferencyjnej zlokalizowanej na pierwszym piętrze Budynku, przeznaczona/-e na organizację Wydarzenia,  

7. g)  Strefa Inspiracji – wydzielona trwałymi ścianami oraz ścianami szklanymi powierzchnia wielofunkcyjna zlokalizowana na pierwszym piętrze Budynku, w ramach, której funkcjonuje miedzy innymi mobilna galeria sztuki oraz kawiarnia; powierzchnia ta  przeznaczona jest m.in. na miejsce spotkań architektów i konsultacji z ich klientami, organizację prezentacji, warsztatów, konferencji;  

8. h)  Wynajmowana Powierzchnia – rozumie się przez to odpowiednio Salę Konferencyjną, Sale Konferencyjne lub Strefę Inspiracji, będące przedmiotem odrębnego lub łącznego najmu w celu organizacji Wydarzenia; 

9. i)  Rezerwacja - procedura rezerwacji Sali Konferencyjnej/ Sal Konferencyjnych/ Strefy Inspiracji telefonicznie, mailowo lub on - line; 

10. j)  Części wspólne – powierzchnia komunikacyjna oraz toalety znajdujące się na piętrze, na którym znajdują się Sale Konferencyjne i Strefa Inspiracji, jak również infrastruktura zewnętrzna Nieruchomości służące do współkorzystania przez Organizatora i Uczestników; 

11. k)  Organizator – podmiot, który na mocy Rezerwacji organizuje Wydarzenie oraz wynajmuje Salę Konferencyjną/ Sale Konferencyjne/ Strefę Inspiracji; 

12. l)  Uczestnik – osoba, która uczestniczy w Wydarzeniu organizowanym przez Organizatora w Sali Konferencyjnej/ Salach Konferencyjnych/ Strefie Inspiracji; 

13. m)  Cennik – ustalony przez Wynajmującego cennik zawierający stawki wynajmu Sal Konferencyjnych/Strefy Inspiracji oraz dodatkowych usług, stanowiący Załącznik nr 1 do Regulaminu. 

14. n)  Partnerzy Biznesowi – podmioty korzystające z preferencyjnych warunków Rezerwacji Wynajmowanej Powierzchni, w tym indywidualnie uzgodnionych z Wynajmującym.  

§ 2.

Zasady Ogólne

1. 1. Niniejszy Regulamin określa warunki wynajmu Sal Konferencyjnych lub Stefy Inspiracji Organizatorom Wydarzeń oraz zasady i obowiązuje wszystkich Organizatorów i Uczestników Wydarzeń na terenie Wynajmowanej Powierzchni.  

2. 2. Wynajmujący oferuje Organizatorom wynajem Sal Konferencyjnych lub Strefy Inspiracji na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie i w Cenniku.  

3. 3. Wynajmujący oferuje Organizatorom wynajem Sal Konferencyjnych lub Stefy Inspiracji w dniach od poniedziałku do niedzieli w godzinach 10.00 - 20.00. 

4. 4. Wynajem Sal konferencyjnych lub Stefy Inspiracji poza godzinami 10.00 do 20.00 nie jest objęty Regulaminem i wymaga indywidualnych uzgodnień z Wynajmującym.  

5. 5. W ramach wynajmu Sal Konferencyjnych lub Stefy Inspiracji Organizator i Uczestnicy mają prawo do współkorzystania z Organizatorami i Uczestnikami innych Wydarzeń lub klientami Galerii Wnętrz City Meble z Części wspólnych.  

6. 6. Powierzchnia do wynajęcia obejmuje: 

1. a)  Sale Konferencyjne zlokalizowane na pierwszym piętrze Budynku, obok Strefy Inspiracji, w tym: 

- Salę Konferencyjną Małą mieszczącą do 9 osób (w układzie wokół stołu)   wyposażoną w monitor Samsung UE65KU600, flipchart, internet, zestaw telekonferencyjny Logitech, Prospekt Informacyjny dotyczący Wynajmowanej Powierzchni stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.

- Salę Konferencyjną Średnią mieszcząca do 16 osób (w układzie wokół stołu)   lub do 28 osób (w układzie teatralnym)   wyposażoną w monitor Samsung UE75H6400, flipchart, internet, zestaw telekonferencyjny Logitech, Prospekt Informacyjny dotyczący Wynajmowanej Powierzchni stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.

1. b)  Strefę Inspiracji – powierzchnię obejmującą miejsca konsultacji i prezentacji (wyposażone w system audio, system projekcji obrazu spełniający wymogi multimedialne służące do odbioru i dystrybucji systemów wizyjnych i dźwiękowych, pochodzących z różnych źródeł, projektor RICOH WU5570, elektryczny ekran, urządzenie wielofunkcyjne kolorowe, flipchart, internet, automatyczne zaciemnienie sali)  , miejsce dyskusji wyposażone w stoły z krzesłami, miejsce wystaw i ekspozycji produktów, kawiarnię (bar)  , z możliwością wyłączenia z najmu znajdującej się w Strefie mobilnej ekspozycji prac lub kawiarni (baru)  .  

1. 7.Możliwe jest wynajęcie jednej Sali Konferencyjnej lub dwóch Sal Konferencyjnych, albo Strefy Inspiracji bądź całej powierzchni przeznaczonej pod wynajem tj. Sal Konferencyjnych wraz ze Strefą Inspiracji.  

§ 3.

Zasady Rezerwacji

1. 1. Wynajem Sali Konferencyjnej/Strefy Inspiracji może nastąpić tylko w celu zorganizowania Wydarzenia, deklarowanego przez Organizatora podczas procesu Rezerwacji.  

2. 2. Organizator nie ma prawa, bez uprzedniej pisemnej zgody Wynajmującego, wynająć, użyczyć, udostępnić Sal Konferencyjnych/ Strefy Inspiracji w innym celu niż wskazany podczas dokonywania Rezerwacji, w szczególności w celu przeznaczenia ich na magazyn, powierzchnię produkcyjną, powierzchnię handlową lub przeznaczoną do świadczenia usług innych niż Wydarzenie.  

3. 3. Do wynajęcia Sali Konferencyjnej/ Strefy Inspiracji dochodzi poprzez dokonanie przez Organizatora Rezerwacji, potwierdzenie dokonania rezerwacji przez Wynajmującego oraz dokonanie przez Organizatora opłaty zgodnie z Cennikiem.  

4. 4. Rezerwacja dokonywana jest: 

1. a)  telefonicznie, poprzez kontakt z sekretariatem Wynajmującego obejmujący wskazanie danych Organizatora, wskazanie przedmiotu najmu (Sala Konferencyjna Mała/Sala Konferencyjna Średnia/ Sale Konferencyjne Mała i Średnia/ Strefa Inspiracji/ Sale Konferencyjne Mała i Średnia oraz Strefa Inspiracji)   terminu wynajęcia, liczby godzin wynajmu, preferowanych przez Organizatora usług dodatkowych oraz charakteru organizowanego Wydarzenia; 

2. b)  za pomocą poczty elektronicznej, poprzez wysłanie wiadomości na adres e-mail: kontakt@citypro.pl obejmującą wskazanie danych Organizatora, wskazanie przedmiotu najmu (Sala Konferencyjna Mała/Sala Konferencyjna Średnia/ Sale Konferencyjne Mała i Średnia/ Strefa Inspiracji/ Sale Konferencyjne Mała i Średnia oraz Strefa Inspiracji)  , terminu wynajęcia, liczby godzin wynajmu, preferowanych przez Organizatora usług dodatkowych oraz charakteru organizowanego Wydarzenia; 

3. c)  za pomocą elektronicznego formularza rezerwacyjnego dostępnego po zalogowaniu się do Konta na portalu citymeble.com.pl, poprzez wypełnienie formularza rezerwacyjnego obejmującego wskazanie danych Organizatora, wskazanie przedmiotu najmu (Sala Konferencyjna Mała/Sala Konferencyjna Średnia/ Sale Konferencyjne Mała i Średnia)   terminu wynajęcia, liczby godzin wynajmu. W tym przypadku zamówienie preferowanych przez Organizatora usług dodatkowych oraz wskazanie charakteru organizowanego Wydarzenia następuje poprzez wysłanie Wynajmującemu na adres e-mail: kontakt@citypro.pl odrębnej wiadomości zawierającej wyżej wymienione elementy.  

1. 5. Potwierdzenie Rezerwacji w każdym z wymienionych w ust. 4 sposobów Rezerwacji  dokonywane jest przez Wynajmującego drogą mailową na adres e-mail wskazany przez Organizatora, najpóźniej w ciągu następnych 72 godzin licząc od momentu dokonania Rezerwacji. Jako załącznik do wiadomości potwierdzającej Rezerwację Wynajmujący wysyła niniejszy Regulamin lub link do strony z niniejszym Regulaminem.  

2. 6. Wynajmujący wraz z potwierdzeniem Rezerwacji przesyła Organizatorowi informację o wysokości opłaty za najem Wynajmowanej Powierzchni wraz z numerem rachunku bankowego, na który opłata powinna zostać uiszczona. 

3. 7.Uiszczenie opłaty za najem Wynajmowanej Powierzchni jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu, skutecznym dokonaniem Rezerwacji i zawarciem Umowy najmu na warunkach jak w Regulaminie.  

4. 8.Nieuiszczenie opłaty za najem Wynajmowanej Powierzchni w terminie 48 godzin od momentu doręczenia wiadomości e-mail z potwierdzeniem Rezerwacji oznacza brak dokonania skutecznej Rezerwacji oraz nie zawarcie Umowy najmu na wynajem Sali Konferencyjnej/ Strefy Inspiracji. 

5. 9.Wynajmujący ma prawo do potwierdzenia rezerwacji Wynajmowanej Powierzchni z wyłączeniem części oczekiwań Organizatora wobec wynajmowanej Sali Konferencyjnej/Strefy Inspiracji, niemożliwych do spełnienia przez Wynajmującego. W takim przypadku, Organizator dokonując płatności opłaty za najem Wynajmowanej Powierzchni dokonuje Rezerwacji Wynajmowanej Powierzchni na zmienionych warunkach zgodnie z potwierdzeniem rezerwacji, o którym mowa w zdaniu poprzednim. W sytuacji, gdy Organizator nie akceptuje zmienionych warunków rezerwacji nie dokonuje płatności opłaty za najem. 

6. 10.Stawki najmu Wynajmowanej Powierzchni oraz minimalny czas najmu określone zostały w Cenniku. Stawki preferencyjne, odmienne od określonych w Cenniku, możliwe są po indywidualnym uzgodnieniu z Wynajmującym.  

7. 11. Zamówienie usług niezawartych w Cenniku wymaga indywidualnych uzgodnień z Wynajmującym.  

8. 12. Opłata za wynajętą Salę Konferencyjną/ Strefę Inspiracji lub dodatkowe usługi zamówione przez Organizatora naliczana jest zgodnie z dokonaną przez Organizatora Rezerwacją, niezależnie od faktycznego czasu wykorzystania Wynajmowanej Powierzchni oraz niezależnie od faktycznego wykorzystania wszelkich innych usług dodatkowych zamówionych przez Organizatora, jeżeli poziom ich wykorzystania jest mniejszy aniżeli zamówiony. 

9. 13. Płatność za wynajem Wynajmowanej Powierzchni oraz za usługi dodatkowe nastąpi przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wynajmującego.  

10. 14. Niezwłocznie po dokonaniu przez Organizatora opłaty za najem Wynajmowanej Powierzchni Wynajmujący wystawi Organizatorowi fakturę VAT.   

11. 15. W przypadku, gdy Organizator nie zda Wynajmowanej Powierzchni w terminie  wskazanym w Rezerwacji, zostanie obciążony dodatkową opłatą za każdą rozpoczętą godzinę najmu Wynajmowanej Powierzchni według stawki wskazanej w Cenniku.  

12. 16. Rezerwacji należy dokonać co najmniej na 8 dni przed planowaną datą Wydarzenia. Wynajem Sal konferencyjnych lub Stefy Inspiracji z pominięciem postanowień zawartych w zdaniu poprzedzającym niniejszego ustępu wymaga indywidualnych uzgodnień z Wynajmującym.  

13. 17.Anulowanie Rezerwacji i rezygnacja z zamówionych usług dodatkowych, bez ponoszenia przez Organizatora dodatkowych kosztów,  możliwe są  nie później niż na 7 dni przed planowaną datą organizacji Wydarzenia objętego Rezerwacją.   

14. 18.Celem skutecznego anulowania Rezerwacji i rezygnacji z ewentualnych zamówionych usług dodatkowych Organizator obowiązany jest wysłać stosowną wiadomość Wynajmującemu drogą mailową na adres kontakt@citypro.pl. Potwierdzenie anulowania Rezerwacji i rezygnacji z zamówionych usług dodatkowych dokonywane jest przez Wynajmującego drogą mailową na adres e-mail wskazany przez Organizatora najpóźniej następnego dnia roboczego licząc od daty rezygnacji. Wynajmujący zastrzega, iż wyłącznie potwierdzenie anulowania Rezerwacji i rezygnacji z zamówionych dodatkowych usług dokonane przez Wynajmującego jest równoznaczne z anulowaniem Rezerwacji i rezygnacją z zamówionych usług. 

15. 19.W przypadku anulowania Rezerwacji i rezygnacji z dodatkowych zamówionych usług  w terminie późniejszym niż wskazany w pkt 14 niniejszego paragrafu, Wynajmujący  ma prawo obciążyć Organizatora pełnym kosztem wynajmu oraz zamówionych przez Organizatora usług dodatkowych. 

16. 20.Organizator ma obowiązek niezwłocznie po zakończeniu wynajmu zgłosić przedstawicielowi Wynajmującego gotowość odbioru Wynajmowanej Powierzchni w celu przeprowadzenia wspólnych oględzin jej stanu i jej wyposażenia oraz podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego Wynajmowanej Powierzchni wraz z dodatkowym wyposażeniem.    

17. 21. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia wynikłego z niewłaściwego użytkowania wynajętej powierzchni, Wynajmujący stworzy w obecności Organizatora dokumentację szkody. Kopię dokumentacji szkody wraz z kosztorysem napraw Wynajmujący prześle na adres Organizatora. Organizator pokryje w całości koszty usunięcia szkody poniesione przez Wynajmującego w terminie 14 dni od daty doręczenia noty obciążeniowej. 

§ 4.

Obowiązki Organizatora i Uczestników Wydarzenia

1. 1. Organizator jest zobowiązany do: 

1. a)  utrzymywania porządku i czystości w Wynajmowanej Powierzchni, na Częściach Wspólnych oraz w otoczeniu Budynku w trakcie trwania Wydarzenia, 

2. b)  usunięcia wszystkich materiałów szkoleniowych, promocyjnych i informacyjnych po zakończeniu Wydarzenia,  

3. c)  demontażu stoisk, eksponatów, w terminach i w czasie uzgodnionym z Wynajmującym, 

4. d)  korzystania z wyposażenia Wynajmowanej Powierzchni zgodnie z jego przeznaczeniem, w sposób niezagrażający jego uszkodzeniu lub zniszczeniu, 

5. e)  korzystania z wyposażenia Wynajmowanej Powierzchni, w tym sprzętu elektronicznego, wyłącznie na terenie Wynajmowanej Powierzchni; 

6. f)  przestrzegania instrukcji BHP i ppoż oraz podporządkowania się uwagom i zaleceniom Wynajmującego lub przedstawicieli wyspecjalizowanej firmy zapewniającej ochronę Nieruchomości, 

7. g)  przestrzegania zasad współżycia społecznego w trakcie korzystania z Wynajmowanej Powierzchni; 

8. h)  pozostawienia Wynajmowanej Powierzchni po Wydarzeniu w takim stanie, w jakim została przekazana. 

1. 2. Organizator może zamówić zewnętrzne usługi dodatkowe (poza usługą ochrony i sprzątania)  , w szczególności cateringu, dodatkowego sprzętu multimedialnego, za zgodą Wynajmującego, bezpośrednio u dostawców tego typu usług. Organizator zobowiązany jest do przekazania Wynajmującemu danych kontaktowych podmiotów świadczących usługi dodatkowe dla danego Wydarzenia nie później niż na 2 dni robocze przed jego datą.   

2. 3. W przypadku, gdy charakter lub specyfika Wydarzenia tego wymaga, Organizator ma obowiązek na własny koszt i we własnym zakresie, po uprzednim wyrażeniu zgody przez Wynajmującego, zapewnić ochronę i zabezpieczenie Wydarzenia. Ustęp 2. zdanie drugie powyżej stosuje się odpowiednio.  

3. 4. Odpowiedzialność za wszelkie szkody osobowe i rzeczowe powstałe w związku z Wydarzeniem ponosi Organizator, w szczególności odnosi się to do utraty, ubytku, uszkodzenia lub zniszczenia eksponatów lub innych przedmiotów Organizatora lub Uczestników Wydarzenia. 

4. 5. Organizator ponosi odpowiedzialność wobec Wynajmującego za wszelkie szkody wynikłe z niewłaściwego użytkowania wynajętej Sali Konferencyjnej, w tym w szczególności za zniszczenie, uszkodzenie lub kradzież wyposażenia Wynajmowanej Powierzchni. Za szkody związane z działalnością podmiotów świadczących usługi dodatkowe, działających na zlecenie Organizatora, Organizator odpowiada jak za własne działania.   

§ 5.

Przepisy porządkowe

1. 1. Wszelkie prace podejmowane na terenie Nieruchomości związane z organizacją Wydarzeń (tj. montaż, demontaż elementów służących organizacji Wydarzenia – stand’ów i stoisk reklamowych, dodatkowego oświetlenia i nagłośnienia, sprzętu, elementów wystroju lub wyposażenia Wynajmowanej Powierzchni, przestawianie stołów)   mogą być prowadzone po wcześniejszym uzgodnieniu z Wynajmującym, w godzinach pracy Budynku. 

2. 2. Organizator nie może, bez uzyskania uprzedniej zgody Wynajmującego, dokonywać jakichkolwiek zmian w substancji Budynku lub Wynajmowanej Powierzchni, w szczególności obejmujących umieszczanie na posadzkach, ścianach, sufitach, elementach wyposażenia jakichkolwiek materiałów, substancji itp. mogących spowodować ich uszkodzenie. 

3. 3. W Budynku obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu z wyjątkiem miejsc do tego wyznaczonych. 

4. 4. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za funkcjonowanie sprzętu multimedialnego, który nie stanowi własności Wynajmującego.  

5. 5. Na sprzęcie elektronicznym, stanowiącym własność Wynajmującego, obowiązuje zakaz instalowania zewnętrznego oprogramowania, chyba, że zostanie udzielona zgoda Wynajmującego.   

6. 6. Wstęp na teren Nieruchomości podlega kontroli i monitorowaniu przez wyspecjalizowaną firmę zapewniającą ochronę Nieruchomości. Organizator powinien zgłosić ww. firmie listę osób odpowiedzialnych za organizację Wydarzenia. 

7. 7.Wynajmujący zastrzega sobie prawo odmowy wynajęcia Wynajmowanej Powierzchni, jeżeli charakter organizowanego Wydarzenia jest sprzeczny z przepisami prawa lub zdaniem Wynajmującego może w sposób negatywny wpłynąć na wizerunek Wynajmującego. 

8. 8.Korzystanie przez Organizatora lub Uczestników z ogólnodostępnej powierzchni Nieruchomości nie może powodować zakłócenia funkcjonowania Nieruchomości, znacznego ograniczenia lub uniemożliwienia korzystania przez innych użytkowników z przestrzeni ogólnodostępnej lub zagrożenia dla zdrowia lub życia innych korzystających. 

9. 9.Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za jakość prezentowanych i wykorzystywanych podczas Wydarzenia materiałów oraz za funkcjonowanie sprzętu nie będącego własnością Wynajmującego.  

10. 10.Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione przez Organizatora lub Uczestników w miejscach do tego nieprzeznaczonych. 

11. 11. Wynajmujący nie zapewnia miejsc postojowych naziemnych na terenie Nieruchomości. Miejsca postojowe dostępne są na zasadach określonych przez podmiot zarządzający parkingiem zlokalizowanym na Nieruchomości.   

§ 6.

Postanowienia końcowe

1. 1. Wynajmujący zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do niniejszego Regulaminu w każdym czasie. Wprowadzone zmiany nie dotyczą usług, co do których Rezerwacja wpłynęła do Wynajmującego przed wprowadzeniem i opublikowaniem na stronie internetowej www.citymeble.com zmian.  

2. 2. Wszelkie reklamacje należy kierować w formie pisemnej listem poleconym na adres siedziby Wynajmującego w terminie 14 dni od dnia zakończenia Wydarzenia. Reklamacje przesłane po upływie powyższego terminu nie będą rozpatrywane. 

3. 3. Opisane wyżej reklamacje będą rozpatrywane przez Organizatora w terminie 14 dni od ich otrzymania. Decyzja Organizatora w sprawie reklamacji jest ostateczna.  

4. 4. Wszelkie spory wynikające z tytułu wynajmu rozpatrywane będą przez sąd właściwy dla miejsca położenia Nieruchomości, w tym przedmiotu najmu. 

5. 5.  W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.